Kad cilvēks tikko sāk savu biznesu, viss parasti šķiet vienkārši. Galvenais ir atrast kādu, kurš mēneša beigās pareizi saliks ciparus tabulās un nosūtīs atskaites VID, lai visi dokumenti būtu kārtībā. Bet tad uzņēmums sāk augt. Parādās vairāk rēķinu, mainās apgrozījums, rodas pirmie nopietnie plāni par paplašināšanos. Un šajā brīdī daudzi vadītāji pēkšņi pamana, ka vecais sadarbības modelis sāk buksēt.
Mainīt grāmatvedi nebūt nav viegli. Tas vienmēr liekas sarežģīti, jo uzņēmuma finanses ir ļoti jutīga lieta. Gribot negribot prātā nāk jautājumi – kā būs ar vecajiem dokumentiem, vai jaunais cilvēks spēs orientēties, un vai pārejas laikā neizveidosies pilnīgs haoss? Tomēr, ja vilcināsies pārāk ilgi, sekas var būt daudz nepatīkamākas. Nokavēti termiņi, nevajadzīgas soda naudas un palaistas garām izdevības nozīmē reālu naudas zaudēšanu.
Viņu vienkārši nevar sasniegt
Pati pirmatnējā pazīme, ka kaut kas nav kārtībā, visbiežāk ir komunikācija. Vai visdrīzāk – tās trūkums. Ja uz e-pastu atbilde nav saņemta jau trešo dienu, tālrunis pārsvarā ir aizņemts vai izslēgts, un visa saziņa aprobežojas ar sausu rēķinu paņemšanu reizi mēnesī, tas nepavisam nav labs rādītājs.
Mūsdienās no grāmatveža gaida ko vairāk par parastu datu ievadītāju. Viņam būtībā vajadzētu būt jūsu labajai rokai finanšu jautājumos. Tādam cilvēkam, kurš pamana nepilnības, saprotami paskaidro ciparus un pats pirmais piezvana, ja redz drošāku vai izdevīgāku risinājumu. Ja no speciālista puses nav absolūti nekādas iniciatīvas, jūs vienkārši pārmaksājat par nepilnīgu pakalpojumu.
Atskaitēs sāk parādīties kļūdas
Skaidrs, ka kļūdīties var katrs – mēs visi esam cilvēki. Bet, ja runa ir par nodokļiem un grāmatvedību, šādas kļūdas maksā dārgi. Ir vērts nopietni aizdomāties, ja sāk atkārtoties šādas lietas:
- No VID regulāri nākt vēstules par neprecīzi aizpildītām deklarācijām.
- Atskaites pastāvīgi tiek iesniegtas pašā pēdējā brīdī vai pat ar nokavēšanos.
- Grāmatvedis nespēj skaidri atbildēt, no kurienes hroniski veidojas nodokļu parādi vai pārmaksas.
- Uzņēmumam nākas maksāt soda naudas par lietām, ko grāmatvedis vienkārši aizmirsis vai palaidis garām.
Ja jums kā uzņēmuma vadītājam pašam nākas pārbaudīt katru rēķinu un sekot līdzi nodokļu pārrēķiniem, rodas loģisks jautājums – par ko tieši jūs šim cilvēkam maksājat algā vai rēķinā?
Uzņēmums ir izaudzis, bet speciālists palicis tajā pašā līmenī
Pašā sākumā pietiek ar ļoti vienkāršu ienākumu un izdevumu fiksēšanu. Bet, ja sākat strādāt ar ārvalstu partneriem, pārdodat preces pāri robežām vai plānojat piesaistīt investorus, prasības būtiski mainās.
Ja pašreizējam grāmatvedim nav pieredzes ar starptautiskajiem darijumiem, ES PVN piemērošanu vai sarežģītākiem finanšu modeļiem, viņš nevilšus sāk bremzēt jūsu izaugsmi. Šādās reizēs vislabākais solis ir meklēt komandu, kas ar šādām lietām strādā ikdienā. Piemēram, I.R. Grāmatvedības birojs nodrošina pilnu finanšu pakalpojumu spektru un spēj viegli pielāgoties gan pavisam maziem uzņēmumiem, gan tādiem, kas strauji paplašinās.
Konfidencialitātes pārkāpumi un vienaldzība
Finanšu dati ir uzņēmuma visjutīgākā informācija. Ja rodas aizdomas, ka ziņas par atalgojumu vai apgrozījumu no grāmatveža puses aizplūst pie trešajām personām, sadarbība jāpārtrauc tajā pašā dienā.
Tikpat slikta pazīme ir pilnīga vienaldzība pret notiekošo. Labam speciālistam ir jāseko līdzi izmaiņām likumos un laikus jāpabrīdina klients par to, kā tas ietekmēs viņa maciņu. Ja par jaunu nodokļu ieviešanu jūs uzzināt no ziņu portāliem, nevis no sava grāmatveža, tātad šis cilvēks savu darbu simple nedara līdz galam.
Kā pareizi nomainīt grāmatvedi?
Ja lēmums ir pieņemts, galvenais ir visu izdarīt mierīgi un bez konfliktiem. Vislabāk pāreju plānot gada sākumā, taču to droši var darīt arī jebkurā citā laikā. Procesam vajadzētu izskatīties apmēram šādi:
- Vispirms atrodiet aizvietotāju: Nepārtrauciet līgumu tukšumā. Vispirms vienojieties ar jauno grāmatvedi un pārliecinieties, ka viņš ir gatavs uzņemt darbus.
- Sagatavojiet pieņemšanas-nodošanas aktu: Tajā smalki jāuzskaita visi nododamie dokumenti, lietotājvārdi, paroles, pieejas programmām un bilances atlikumi uz konkrētu datumu.
- Nomainiet visas piekļuves: Tiklīdz sadarbība beigusies, uzreiz nomainiet paroli bankas kontiem, EDS sistēmai un citām lietotnēm.
Uzticams grāmatvedis ne tikai ietaupīs jūsu naudu un laiku, bet arī ļaus gulēt mierīgi, zinot, ka dokumentos viss ir kārtībā. Ja jūtat, ka pašreizējā sadarbība vairs nenes labumu, nebaidieties spert šo soli.
